Đối với những bạn thường xuyên sử dụng Word trong công việc thì nắm giữ một vài mẹo nhỏ trong tay sẽ giúp bạn tiết kiệm được khối thời gian quý giá của mình. Hãy thử tưởng tượng mà xem, bạn sẽ mất bao nhiêu thời gian nếu sử dụng phương pháp thủ công ngồi gõ từ chữ một trong các thông báo mời họp, các bảng lương của hàng trăm nhân viên hay thư cảm ơn gửi cho hàng ngàn người,…Thật kinh khủng phải không nào. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách trộn văn bản trong Word 2010 chi tiết nhất, giúp bạn rút ngắn thời gian hơn trong quá trình thực hiện công việc này.
Mục Lục
Yêu cầu về cách trộn văn bản trong Word 2010
Trộn văn bản được biết đến là một trong những tính năng hữu ích nhất trong Microsoft Word. Đặc biệt là Word 2010. Với tính năng này, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc xử lý các danh sách có mẫu cố định sẵn như thông tin thông báo, bảng lương, phiếu điểm, thư mời hay thư cảm ơn,…
Tính năng này vô cùng hữu ích, tuy nhiên rất nhiều bạn không biết và chưa biết cách sử dụng tính năng trộn văn bản trong Word 2010. Để trộn văn bản trong Word 2010, bạn cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Máy tính phải đảm bảo được cài đặt Microsoft Word 2010.
- Trong máy tính phải có 2 file tài liệu là văn bản gốc và dữ liệu gốc.
- Văn bản gốc phải đảm bảo soạn sẵn đầy đủ nội dung văn bản và đồng thời một số nội dung thông tin cần thiết phải thay đổi theo từng đối tượng người gửi phải được bỏ trống như họ tên, số CMND, ngày tháng năm sinh…
- Dữ liệu gốc phải đảm bảo chính xác các thông tin dữ liệu của mỗi đơn vị, mỗi cá nhân để có thể điền vào phần để trống của văn bản gốc. Đặc biệt, một lưu ý nhỏ ở đây là bắt buộc phải sử dụng bảng biểu của Excel như Sheet hoặc Table để trình bày dữ liệu gốc.
Phải đảm bảo máy tính của bạn có đầy đủ các yêu cầu trên thì mới tiến hành các thao tác trộn văn bản trong Word 2010 một cách dễ dàng nhất.
Hướng dẫn cách trộn văn bản trong Word 2010
Trộn văn bản giúp bạn tiết kiệm được thời gian soạn thảo và cắt giảm đi một số thao tác trùng lặp không cần thiết.
Cách trộn văn bản trên Word 2010 chi tiết
Sau khi đã có đầy đủ văn bản gốc và dữ liệu gốc được thiết lập chính xác. Thì bạn thực hiện các bước cơ bản sau để nắm bắt được cách trộn văn bản trong Word 2010.
- Đầu tiên, bạn hãy mở văn bản gốc mà bạn đã soạn sẵn nội dung đầy đủ từ trước.
- Sau đó bạn nhấn vào Mailings và chọn mục Start Mail Merge.
- Trong Start Mail Merge bạn nhấn chọn lệnh Step Mail Merge Wizard, sau đó chọn Letter cuối cùng nhấn chọn Next.
Chọn Step Mail Merge Wizard trong thư mục Start Mail Merge
- Sau khi thực hiện xong các thao tác trên, bạn sẽ thấy xuất hiện giao diện mới. Hãy nhấn chọn lệnh Use Current Document, sau đó nhấn chọn mục Next: Select Recipients.
- Hộp thoại Next: Select Recipients mở ra, bạn nhấn chọn Use an existing list, chọn tiếp mục Browse.
- Tiếp đó, bạn nhấn chọn dữ liệu gốc đã được thiết lập đầy đủ và chính xác từ trước đó.
- Nhấn Enter để bảng dữ liệu được hiển thị. Chọn tất cả các nội dung không cần phải bổ sung tại thư mục Mail Merge Recipients. Nhấn Enter và sau đó chọn Next.
- Tiếp theo bạn nhấn chọn More items trong hộp thoại Next: Write Your Letter.
- Hộp thoại Insert Merge Field hiện ra, bạn nhấn chọn tất cả các dữ liệu cần điền vào văn bản gốc (như họ và tên, ngày tháng năm sinh, số CMND, địa chỉ,…). Cuối cùng hãy nhấn Insert để chèn vào và hoàn thành thao tác trộn văn bản trong Word 2010.
Khi thực hiện các thao tác này, bạn phải đảm bảo thực hiện đúng lệnh tương ứng với trường. Đảm bảo các bước phải chính xác.
Thực hiện thao tác xuất và in văn bản sau khi trộn trong Word 2010
Trong trường hợp bạn muốn in ra ngay sau khi hoàn tất các thao tác trộn văn bản thì hãy chọn Print để in. Đồng thời, bạn cũng có thể xem trước văn bản của mình sau khi đã trộn bằng cách nhấn chọn nút Edit Individual Letters, sau đó nhấn Print để in văn bản ra.
Bên cạnh đó, nếu bạn muốn gửi toàn bộ văn bản mà bạn đã hoàn thành các bước trộn văn bản trong Word 2010 cho một người bất kỳ, thì bạn hãy thực hiện tiếp một số thao tác đơn giản sau:
- Mở hộp thoại Merge to new Document.
- Chọn một trong 3 lệnh All, Current Record hoặc From…To…. Nếu bạn chọn All thì bạn có thể xuất toàn bộ các văn bản đã trộn. Trường hợp bạn muốn xuất ngay tại vị trí mà bạn đang nhấn xem thì bạn hãy chọn Current Record. Còn nếu bạn nhấn chọn lệnh Form…To…bạn sẽ xuất được văn bản trong một giới hạn nhất định.
Như vậy, bạn đã có thể thực hiện toàn bộ các thao tác trộn và xuất văn bản trong Word 2010 một cách dễ dàng rồi phải không nào. Nhờ vậy, quá trình soạn thảo thư cảm ơn, thư mời, hay xuất bảng lương, phiếu điểm, thông tin thông báo,…không còn là vấn đề quá khó khăn đối với bạn nữa. Thời gian, thực hiện các công việc này được rút ngắn đi một cách đáng kể giúp bạn hoàn thành nhanh chóng và sớm nhất nhờ các thao tác trộn văn bản trên Word 2010.
Thao tác trộn văn bản trong Word 2010 giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo
Lời kết
Trên đây là bài viết hướng dẫn cách trộn văn bản trong Word 2010 chi tiết mà chúng tôi muốn giới thiệu đến cho bạn. Chỉ với một mẹo nhỏ bạn đã có thể trở nên chuyên nghiệp hơn trong công việc soạn thảo văn bản của mình. Hy vọng đây là những thông tin bổ ích nhất mà bạn đang cần tìm kiếm.